La Gestion de la Paie en Turquie : Gain de Temps et d’argent

Toutes les entreprises, grandes ou petites, qui emploient du personnel ont pour point commun de devoir gérer la paie d’une manière ou d’une autre. En raison de la lourdeur et de l’importance de cette tâche, de nombreux employeurs choisissent de travailler avec un prestataire de services de paie pour s’assurer qu’elle est bien effectuée. En fait, le terme “gestion de la paie” fait référence à un type d’externalisation des processus d’entreprise, dans lequel un fournisseur tiers s’occupe de toute l’administration de la paie pour le compte de la société.

Pourquoi gérer les salaires ?
Les employeurs doivent gérer la paie afin que leurs salariés soient payés de manière correcte et en temps voulu et que leur entreprise soit en conformité avec toutes les réglementations fiscales et sociales. Le choix d’un prestataire de services de paie à cette fin, externaliser les services de paie en Turquie présente plusieurs avantages, notamment:

.Une meilleure fiabilité
Les logiciels de paie peuvent automatiser de nombreux processus manuels afin de réduire le risque d’erreurs de calcul, de paiements manqués ou d’autres erreurs imputables à l’homme.

.Des rapports rigoureux
En cas de demande de renseignements de la part d’une agence fiscale, les employeurs peuvent normalement produire des rapports sur tous les aspects de la paie – salaires versés, impôts retenus, impôts payés, etc. – pour répondre à la demande.

.Gain de temps
Ne pas avoir à gérer eux-mêmes la paie permet aux employeurs de se concentrer davantage sur des objectifs stratégiques et de croissance.

Comment gérer les paies ?
Peu importe la manière dont l’employeur choisit de gérer les salaires, plusieurs étapes de base s’appliquent à la plupart des méthodes :

.Collecte et mise à jour des données relatives aux salariés
Les numéros de sécurité sociale, les certificats de retenue d’impôt, les déductions de prestations et les classifications des travailleurs ne sont que quelques-unes des informations nécessaires pour chaque employé.

.Calcul du salaire brut
Pour calculer la rémunération brute des travailleurs non exonérés ou rémunérés à l’heure, les employeurs doivent comptabiliser le nombre total d’heures travaillées par les salariés et le multiplier par leur taux horaire. Le processus est un peu plus simple pour les travailleurs salariés exonérés. Il suffit de diviser le salaire annuel par le nombre de périodes de paie.

.Calcul du salaire net
Le salaire net est calculé en déduisant tout d’abord du salaire brut les cotisations avant impôt versées à des régimes d’avantages sociaux ou de retraite. Ensuite, il faut retenir différents impôts, taxes et contribution qui s’appliquent. Enfin, effectuer des déductions après impôt, si nécessaire, pour certains types d’avantages sociaux, de régimes de retraite et de saisies sur salaire.

.Conservation d’un registre des salaires précis
Les gouvernement exige que les entreprises conservent leurs registres de paie pendant une certaine durée.

.Paiement des salariés
Les entreprises ont généralement le choix de payer leurs employés par chèque de paie, par dépôt direct ou par carte de paiement.

.Paiement des agences gouvernementales et des fournisseurs de prestations
Les impôts, prestations et saisies-arrêts retenus sur le salaire des employés, ainsi que les contributions de l’employeur aux charges sociales et aux primes d’assurance, doivent être envoyés à temps aux organismes et compagnies d’assurance compétents.

.Déclarations fiscales
Les entreprises sont contraintes de déclarer les impôts qu’elles ont retenus et payés aux autorités. Cette déclaration est généralement de manière régulière, en fonction de la charge fiscale totale de l’entreprise et de la réglementation.

.Éléments à prendre en considération pour la gestion de la paie
Avant de décider de confier la gestion des salaires à un prestataire de services, les employeurs peuvent réfléchir à leurs besoins prioritaires et se poser les questions suivantes :

Quelles sont les principales ressources en matière de traitement de la paie ?
Le temps limité et le manque de personnel sont des raisons courantes pour lesquelles les employeurs cherchent à obtenir de l’aide pour le traitement des paies.

Quelles sont les principales contraintes liées à la gestion de la paie ?
Certains employeurs ont du mal à calculer avec exactitude les salaires, tandis que d’autres se heurtent au droit du travail et à la conformité fiscale.

Quelle est la méthode préférée des employés pour accéder aux informations relatives à leur salaire et à leurs avantages sociaux ?
Le propriétaire de l’entreprise ou le responsable des ressources humaines peut répondre à ce type de demande, mais la plupart des employés préfèrent de nos jours le libre-service, une fonction que l’on retrouve couramment dans les logiciels de gestion de la paie.

En dehors de la paie, quels sont les services pour lesquels l’entreprise aura besoin d’aide ?
Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, elle peut avoir besoin de fonctionnalités supplémentaires, telles que la gestion du temps et des présences, l’administration des avantages sociaux ou les services de ressources humaines. De nombreux fournisseurs sont en mesure d’intégrer ces fonctions à la gestion de la paie.

Quel est le degré de fiabilité du gestionnaire de paie actuel en ce qui concerne la recherche, le calcul et la déclaration des impôts ?
Certains prestataires de services de paie complets déclarent les impôts pour le compte de leurs clients et les aident à se conformer à la législation.

Quelques conseils pour la gestion des salaires dans les petites entreprises
La gestion de la paie est une aptitude que de nombreux propriétaires de petites entreprises apprennent souvent trop tard. En suivant ces conseils, ils peuvent toutefois améliorer leur processus et gérer la paie comme le font les grandes entreprises :

Créer un calendrier de paie
Les calendriers de paie aident les employeurs à suivre les échéances importantes afin qu’ils puissent payer leurs employés et leurs impôts à temps.

Mettre à disposition les politiques de paie
L’engagement des salariés peut être amélioré en faisant connaître à tous les membres du personnel la politique de l’entreprise en matière de paie, notamment en ce qui concerne le calcul des salaires et la correction des éventuelles erreurs.

Consigner les procédures de meilleures pratiques
La création d’un manuel reprenant toutes les étapes à suivre pour la gestion des salaires peut aider les administrateurs à mieux comprendre et à mieux assumer leurs responsabilités.
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Intégrer la paie à la gestion du temps
Les logiciels de gestion du temps et des absences permettent de connaître le nombre d’heures travaillées par les salariés, de sorte que les employeurs sachent quand appliquer les taux d’heures supplémentaires et puissent calculer avec précision les salaires horaires. 

Ouvrir un compte bancaire distinct pour les salaires
Les employeurs qui utilisent le même compte bancaire pour les salaires et les dépenses de l’entreprise se heurtent parfois à l’impossibilité de payer leurs salariés ou leurs impôts lorsque les fonds sont limités.

Rester au courant des dernières réglementations
L’ignorance d’une nouvelle loi fiscale ou d’une mise à jour d’une réglementation existante expose les entreprises à un risque de non-conformité.

Recruter un gestionnaire de paie expérimenté
La présence d’un gestionnaire de paie qui a le souci du détail, qui est organisé et qui sait analyser les chiffres peut aider à minimiser les erreurs et les pénalités coûteuses.

Effectuer des audits de la paie
Les audits de paie, lorsqu’ils sont effectués au moins une fois par an, permettent de repérer les erreurs et d’identifier les domaines dans lesquels le processus doit être amélioré.

Envisager un accord de collaboration
Les employeurs qui souhaitent minimiser les risques autant que possible peuvent envisager d’adhérer à une organisation professionnelle d’employeurs (PEO), qui s’occupera généralement de la plupart des aspects de la gestion des salaires, entre autres responsabilités, en leur nom.


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